Gérer les paiements des entreprises

Sur cette page, vous allez apprendre à créer et utiliser les propositions de paiements de DeviSOC et comment les éditer.

Attention à bien distinguer les ‘Situations réalisées’ des ‘Propositions de paiement’

Qu'est-ce qu'une situation réalisée ?

  • Les situations réalisées servent à vérifier l’avancement des travaux en actualisant périodiquement les quantités réalisées pour chaque ouvrage, lot par lot.

Qu'est-ce qu'une proposition de paiement ?

  • Les propositions de paiement permettent d’établir les documents de facturation pour l’entreprise.


DeviSOC permet de suivre la comptabilité de deux manières :

Soit vous établissez des ‘Situations réalisées', en renseignant un état d’avancement pour chaque ouvrage (vous disposez de raccourcis pour saisir l'avancement d'une série d'ouvrages en une seule opération): DeviSOC en déduira automatiquement le montant réalisé dans les propositions de paiement.Soit vous éditez directement les ‘propositions de paiement’, et dans ce cas-là, vous pourrez saisir le montant des travaux réalisés par l'entreprise dans chaque nouvelle proposition, sans passer par le style ‘situations réalisées’. Cela implique de connaître à l’avance le montant à payer.

Les styles DeviSOC permettant de réaliser des situations d'avancement sont :

Les situations réalisées se décomposent en 4 parties :

  • L’entête de gestion
  • La page de garde par lot
  • Le corps du lot (liste et avancement des ouvrages par %, quantités ou montants)
  • Le récapitulatif de l’avancement par chapitre et par avenant et les montants correspondants (dont les acomptes déjà perçus par l’entreprise)

Contrairement aux ‘propositions de paiement’, on actualise le même document à chaque nouvelle situation tout en gardant un historique des situations. Pensez à les imprimer ou les sauvegarder en PDF pour en garder une copie.

Vous pouvez aussi utiliser le style Historique des Situations :


Cliquez sur 'Situations réalisées par lot' dans Navigateur\Suivi Entreprises

Placez-vous sur le titre d'un lot à l'aide du mode PLAN

Paramétrer l'entête de la situation par lot

LibelléDescription
1N° et date de situationSaisir le numéro de situation ainsi que la date , ils seront reportés sur la page de garde et les différents documents
2% de réalisation marché% cumulé d'avancement du lot.
3 % de réalisation marché+Avenants% global d'avancement du lot+ tous les avenants validés rattachés au lot. Tous les pourcentages saisis dans les différentes lignes seront écrasés par la nouvelle saisie .
4 Importer une situationPermet d'importer une situation d'avancement en excel saisie par l'entreprise, l'export de la situation se fait dans le menu “Fichier”, Puis 'Import export'
5 Mode se sortiePermet l'impression de la situation en Papier, PDF ou en envoi par mail
6 ParamètresAffiche les options supplémentaires comme l'affichage par localisation, par métré Z…
7 VALIDER LA SITUATIONValide une situation en enregistrant tous les % d'avancement et en incrémentant le numéro de situation de 1
8 Gestion des situationsPermet de charger ou de supprimer une situation

Utilisez l’en-tête de la situation pour paramétrer l’avancement sur l’ensemble du lot. Avant de saisir un nouvel état d’avancement, incrémentez le numéro de la situation pour signifier qu’on passe à la suivante

ATTENTION : NE JAMAIS CHANGER LA NUMÉROTATION DES SITUATIONS DEPUIS LA PAGE DE GARDE.

Vous pouvez saisir ici un pourcentage d’avancement général pour le lot complet ( ‘% de réalisation marché’ : cela aura pour effet de caler tous les ouvrages au même avancement. Vous pourrez ensuite détailler cette saisie ouvrage par ouvrage.

Attention : les situations d’avenant sont séparées des situations de lot. Vous avez toutefois la possibilité de les gérer simultanément, à la saisie comme à l’impression.

  1. Cliquer sur le bouton pour afficher les paramètres avancées des situations.
  2. Cochez la case 'Afficher la situation des avenants avec le lot’ pour fusionner les 2 parties et éviter des opérations à la saisie et à l’impression. Les chapitres d’avenants vont apparaître sous les chapitres du marché.
  3. Utilisez le bouton [Aller sur la situation des avenants] pour naviguer facilement d’un document à l’autre.

Vous pouvez renseigner l’avancement pour le lot complet Y COMPRIS l’avenant ( ‘% de réalisation marché + avenant’ )


Modifiez un des trois paramètres pour chaque ouvrage (%, quantité ou montant)


Vous pouvez exporter en Excel la situation d'avancement d'un lot soit vierge soit avec un avancement déjà effectué.

Pour exporter votre situation :

1 : cliquez d'abord sur les paramètres du style (en haut à gauche).

2 : Choisir les données à saisir que vous souhaitez laisser libre de saisie à l'entreprise qui complètera le fichier Excel.

3 : Retournez sur le style puis sur le bon lot à exporter.

4 : Cliquez ensuite dans le menu “Import/Export” puis sur Export Excel

5 : Pour importer il suffit de récupérer le fichier Excel précédemment exporté et rempli par l'entreprise titulaire du lot puis de cliquer sur l’icône 'import de la situation'


La validation d'une situation permet d'enregistrer tous les % de la situation courante dans le numéro de situation associée.

Saisissez tous les pourcentages d'avancement. Cliquez sur le bouton [VALIDER LA SITUATION]

DeviSOC proposera de créer une proposition de paiement associée. Vous pourrez accepter ou refuser la création (et donc la créer par vous même plus tard)

Attention : La situation sera tout de même validée


Pour compléter ces ‘situations entreprise’, entrez le montant de l’acompte déjà perçu par l’entreprise (en HT ou en TTC selon le marché) à partir du menu contextuel de l’en-tête ou du récap du lot


Assurez-vous d’attribuer les marchés, sinon les propositions ne pourront pas être créées. Vérifiez tous vos paramètres dans le tableau des généralités du lot, surtout les montants du marché initial et des avenants validés, mais aussi la retenue de garantie, la caution et l’avance forfaitaire (voir le tableau données SUIVI)

Les propositions de paiements (ou certificats de paiements) sont enregistrées dans chaque affaire pour chacun des lots attribués. Chaque proposition enregistrée correspond à un état d'avancement.

Les propositions calculent les diverses retenues et actualisations/révisions en fonction des données définies pour le marché de l'entreprise.

Les propositions de paiement sont toutes sauvegardées les unes après les autres. Elles sont visibles dans le mode PLAN.

Les propositions sont de 2 types :

  1. ‘proposition/décompte avec historique‘ : affiche les montants cumulés (avancement, retenues…) avec un historique des montants proposés.
  2. 'proposition/décompte montants actu’ : affiche un détail de tous les montants actuels, antérieurs, cumulés, cette fois sans historique.

**Paramètres généraux**

1) Options générale de la proposition de paiement2) Options des données variables de la proposition de paiement
Masquer les lignes videsMasquer, ou non, les lignes non renseignées dans la proposition de paiementRetenu de garantie/CautionDéfini si la retenue de garantie/caution sont incluses ou non dans la proposition de paiement
Type de propositionChoix entre la création de proposition HT ou TTCCaution initialePermet de renseigner une caution
Mode de propositionDéfinir si les propositions seront renseignées en mode Forfaitaire (montant facture) ou depuis un pourcentage d'avancement (Suivi réalisé) d'une situationRetenue de garantieInclure la retenue de garantie avec actualisation ou révision
% Retenue de garantieRenseigner la retenue de garantie
% ProrataRenseigner le prorata
Voir le chapitre Inclure ou non les escomptes dans les propositions ←—————————————————– EscomptesInclure ou non les escomptes à la proposition de paiement
Décompte basé sur les montantsChoix entre les montants proposés ou payés qui seront pris en compte dans le décompte définitif
Ajouter un commentairePermet d'afficher ou non un espace commentaire sur la proposition de paiement

Proposition de paiement

LibelléDescription
Montant du marché initialMontant du marché attribué HT
Montant des avenantsSomme des montants HT des avenants validés
Montant du marché commandéSomme du marché attribué et des avenants validés
Montant des travaux réalisésMontant cumulé d'avancement. Ce montant est recherché dans la situation réalisée lors de la création de la proposition de paiement ou sa mise a jour.
ActualisationMontant de l'actualisation. Dépend des données d'actualisation. Le marché n'est pas forcément actualisé.
RévisionMontant de la révision cumulée. Dépend des données d'actualisation. Le marché n'est pas forcément actualisé.
Avance forfaitaireMontant de l'avance forfaitaire. L'avance forfaitaire est saisie dans les données de suivi. (navigateur \ Suivi entreprises)
Caution bancaire initiale T.T.C.Montant de la caution saisie dans les données SUIVI ou dans l'entête des propositions du lot courant.
Caution bancaire complémentaire T.T.C.Montant cumulé de la caution. A saisir directement dans la proposition de paiement. Il se cumule à la caution initiale.
Retenue de garantie non cautionnéeMontant cumulé de la retenue non cautionnée (non couverte par la somme cumulée des cautions).
Alimentation compte prorataMontant cumulé de l'alimentation du compte prorata.
Retenues libresRetenues libres à saisir avec un libellé , un % ou un montant

SOLDE

LibelléDescription
total cumuléDifférence entre'Sous-total des travaux' et 'Sous-total des retenues)
Acomptes proposés (y/c sous-traitant)Montant cumulé de tous les acomptes précédents
Reste à percevoir HTDifférence entre 'Total cumulé' et 'Acomptes proposés (y/c soustraitant)'
Soit TTCMontant TTC du reste à percevoir. La tva des pénalités n'est pas additionnée au montant TTC
Paiement réelPaiement réel du client. Il peut être saisi ou non. La somme des paiement réels permettra de ré-ajuster le décompte définitif en tenant compte de ces paiement réels.
Mode de règlementMode de règlement du lot. Dépend des paramètres du lot.
EscompteMontant de l'escompte possible. Par défaut l'escompte est calculé après le solde. L'escompte peut être inclus dans le solde en cochant 'escompte inclus' dans les paramètres de proposition du lot.

Les propositions de paiement permettent de calculer les escomptes accordés pour le paiement. Ce montant peut être inclus dans la proposition de paiement, ou bien n'apparaître qu’à la fin, pour information. Les paramètres concernant l’escompte doivent être validés avant de créer la première proposition de paiement, et ce pour éviter de fausser le calcul du décompte définitif.

Saisissez le pourcentage d’escompte accordé dans le tableau ‘données SUIVI’ ou sur l’en-tête des propositions Définissez le mode de calcul :

Exclu : calculé sur le montant TTC et indiqué pour info au bas de la proposition Inclus : calculé sur le montant HT, la ligne est insérée dans la proposition


Cliquez sur le bouton [ajouter une proposition de paiement] sous le tableau d’en-tête pour créer la première proposition Validez la fenêtre de confirmation pour créer la première proposition, ou cliquez sur [Non] pour corriger les paramètres du lot


Soit la ‘situation d’avancement’ du lot a été renseignée (cf. : Saisir l’avancement global par lot) et le montant réalisé par l’entreprise est automatiquement récupéré dans le cadre TRAVAUX (encadré en rouge ci-dessous)

Soit vous renseignez ce montant manuellement à chaque nouvelle situation, en remplaçant le chiffre en bleu


Si une proposition existe déjà dans un lot, placez-vous au bas de cette dernière et cliquez sur le bouton [Ajouter une proposition de paiement]

La nouvelle proposition apparaît à la suite :

Saisissez le nouveau montant des travaux réalisés. Contrôlez les retenues et les totaux avant d’ajouter la proposition suivante


Vous pouvez compléter automatiquement les propositions de paiement en tenant à jour les situations d’avancement reliées à chaque lot, le montant sera récupéré lors de la création des propositions et pourra être ajusté selon l’avancement réel.

Si vous souhaitez utiliser ce lien, pensez à mettre à jour la situation d’avancement du lot avant de créer la nouvelle proposition de paiement Suivre l'avancement des travaux (Situations Réalisées)

Si l’avancement a été modifié sur un lot et que vous souhaitez corriger le montant dans les propositions, cliquez sur le bouton [mettre à jour la dernière proposition] en bas de cette dernière. Cette action va réinitialiser le montant saisi en fonction de la situation d’avancement. Attention, vous ne pourrez pas revenir en arrière.


Il y a plusieurs possibilités pour imprimer ou envoyer votre proposition de paiement :

- Placez-vous sur la proposition de paiement souhaitée (en mode PLAN ou DOCUMENT), Puis choisissez le bouton [Imprimer], [Aperçu] ou [PDF] dans la barre d'icônes standard.

- Utilisez les icônes en haut à droite de votre proposition de paiement


Le mode de fonctionnement des propositions de paiement ne permet pas de supprimer n’importe quelle proposition. Il est nécessaire d’effacer avant toutes celles qui en dépendent. (Par exemple, sur 3 propositions, pour modifier la première, il faut supprimer les 2 autres)

Placez-vous sur la dernière proposition Cliquez sur [Supprimer la dernière proposition] et validez le choix par [OK]. Ou utilisez le mode PLAN pour pointer la proposition à supprimer dans l’onglet ‘Propositions de paiements’ puis tapez F4


Vous trouverez la liste des sous-traitants associés à un lot au bas de chaque proposition de paiement, à condition d’avoir ajouté l’entreprise sous-traitante avant la création de la proposition Ajouter un sous-traitant pour un lot.

Ouvrez la dernière proposition du lot. Placez-vous sur le tableau des sous-traitants à la fin de cette proposition. Saisissez un pourcentage ou un montant fixe (TTC) dans ce tableau.

Le détail de paiement entreprise/sous-traitant apparaît au bas de la proposition de paiement


LA PREPARATION DE L’ACTUALISATION / REVISION EST TERMINEE. LE CALCUL SE FERA AUTOMATIQUEMENT DANS LES PROPOSITIONS DE PAIEMENT, EN FONCTION DU MONTANT D’AVANCEMENT SAISI.

Après avoir vérifié les conditions de paiement (HT, avec ou sans escompte), ajoutez une proposition de paiement pour le lot concerné et remplissez le tableau (ligne montant des travaux réalisés)


On retrouve toutes les sommes à déduire du montant réalisé dans la partie RETENUES des propositions de paiement. Certaines retenues sont calculées automatiquement (retenue de garantie, prorata), d’autres sont à saisir selon leur utilisation (récupération de l’avance forfaitaire, caution complémentaire).

La caution solidaire et la retenue de garantie

La retenue de garantie est la somme égale à 5 % du marché commandé qui peut être retenue par le maître de l'ouvrage sur les paiement des acomptes réclamés par l'entrepreneur.

Toutefois, la retenue de garantie stipulée contractuellement n'est pas pratiquée, si l'entrepreneur fournit pour un montant égal une caution personnelle et solidaire émanant d'un établissement financier figurant sur une liste fixée par décret.

Si une caution (initiale ou complémentaire) est ajoutée, mais ne couvre pas l’ensemble du montant total de la RG prévue, le montant de la caution sera déduit de la provision actuelle de la retenue de garantie.

Calculer la retenue de garantie (RG)

Renseignez le pourcentage de la retenue de garantie pour chaque lot dans ‘données SUIVI’ Renseigner les données de suivi

Saisissez le montant des travaux réalisés pour faire apparaître la retenue de garantie

Ajouter une retenue libre

Cette fonction permet d’insérer une retenue libre dans la proposition courante afin de déduire une dépense imputée à l’entreprise (nettoyage de chantier, frais supplémentaires…)

Placez-vous sur la proposition désirée, dans la partie RETENUES. Cliquez sur le bouton + (voir aperçu), Complétez la nouvelle ligne en précisant le libellé de la retenue. Indiquez le pourcentage ou saisissez directement le montant au bout de la ligne.


Ajouter un décompte définitif

Pour créer un décompte, cliquez sur le bouton [Ajouter un décompte] au bas de la dernière proposition.

Compléter un décompte définitif

Tous les montants qui apparaissent en bleu sont modifiables (caution, gestion prorata, récupération de l’avance forfaitaire et les pénalités de chantier qui proviennent des comptes-rendus). Vérifiez-les et corrigez-les si besoin.

Si d’autres montants sont erronés, il faut supprimer le décompte et corriger la proposition de paiement précédente, puis recréer le décompte.

Supprimer le décompte définitif d’un lot

En mode Document, toujours dans le style ‘Proposition/décompte’, cliquez sur le bouton [supprimer le décompte] au bas du décompte définitif

Imprimer ou envoyer par mail le décompte définitif

- Placez-vous sur le décompte de votre lot (en mode PLAN ou DOCUMENT), Puis choisissez le bouton [Imprimer], [Aperçu] ou [PDF] dans la barre d'icônes standard.

- Utilisez les icônes en haut à droite de votre décompte